Smernica Ústredia ľudovej umeleckej výroby č. 4/2022/S
ktorou sa upravujú podrobnosti podávania, preverovania a evidovania podnetov podávaných v zmysle zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“)
Článok 1
Predmet a rozsah úpravy
Tento vnútorný predpis upravuje postup pri podávaní, preverovaní a evidovaní podnetov, pri písomnom oznamovaní výsledku ich preverenia, ako aj podrobnosti o oprávneniach zodpovednej osoby, o spracúvaní osobných údajov a o zachovaní mlčanlivosti v rámci vybavovania podnetov doručených zamestnávateľovi.
Článok 2
Základné pojmy
- Oznamovateľ (ďalej v texte označovaný aj ako osoba, ktorá podala oznámenie) je fyzická osoba, ktorá v dobrej viere urobí oznámenie orgánu príslušnému na prijatie oznámenia, Úradu na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti (ďalej len „Úrad“) alebo zamestnávateľovi. Za oznamovateľa sa považuje aj blízka osoba oznamovateľa, ktorá je v pracovnoprávnom vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi ako oznamovateľ, k zamestnávateľovi, ktorý je závislou osobou vo vzťahu k zamestnávateľovi oznamovateľa alebo k zamestnávateľovi, ktorý je založený alebo zriadený zamestnávateľom oznamovateľa.
- Oznámením sa rozumie uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie alebo v súvislosti s činnosťou vo verejnom záujme a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti.
- Konaním v dobrej viere sa rozumie konanie osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé. V pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, dovtedy, kým sa nepreukáže opak.
- Zodpovedná osoba je nezávislá osoba, ktorá plní úlohy zamestnávateľa podľa ust. § 10 ods. 4 až 7 a ust. § 11 ods. 1 zákona. Je viazaná len pokynmi štatutárneho orgánu zamestnávateľa. Zodpovednou osobou za prijímanie a evidenciu oznámení v Ústredí ľudovej umeleckej výroby je manažér kvality a riadenia projektov.
Článok 3
Podávanie, prijímanie, preverovanie, evidovanie a vybavovanie oznámení
- Oznámenie možno podať písomne, ústne do záznamu zodpovednej osoby alebo prostredníctvom elektronickej pošty.
- Písomné oznámenie je možné zaslať prostredníctvom pošty s uvedením zodpovednej osoby ako koncového adresáta.
- Písomné oznámenie v zmysle predchádzajúceho bodu musí byť podané resp. zaslané v zalepenej obálke s vyznačenou poznámkou „Neotvárať- oznámenie v zmysle zákona č. 54/2019 Z. z. “.
- Zamestnanec poverený prijímaním poštových zásielok je povinný prijaté oznámenia bez zbytočného odkladu postúpiť zodpovednej osobe. Tento zamestnanec nie je oprávnený obálku s doručeným oznámením s vyznačenou poznámkou „ Neotvárať – oznámenie v zmysle zákona č. 54/2019 Z. z. “ otvoriť.
- Prostredníctvom elektronickej pošty je oznámenie možné uskutočniť jeho zaslaním na e-mailovú adresu zodpovednej osoby: oznamenie@uluv.sk. Predmetný spôsob podávania oznámenia je oznamovateľom prístupný 24 hodín denne
- Preverovanie oznámenia v zmysle zákona vykonáva zodpovedná osoba, ktorou je manažér kvality a riadenia projektov.
- Každé oznámenie je zodpovedná osoba povinná bez zbytočného odkladu zaevidovať v podacej knihe, t. j. v evidencii oznámení.
- Zodpovedná osoba je povinná každému doručenému oznámeniu prideliť spisovú značku oznámenia. Spisová značka oznámenia je tvorená poradovým číslom jeho doručenia a rokom doručenia.
- Zodpovedná osoba a zamestnávateľ sú pri oznámeniach povinní zachovávať mlčanlivosť o totožnosti osoby, ktorá podala oznámenie. Povinnosť zamestnávateľa zachovávať mlčanlivosť o totožnosti osoby, ktorá podala oznámenie trvá aj po skončení pracovnoprávneho vzťahu medzi zamestnávateľom a osobou, ktorá podala oznámenie.
- Povinnosť zodpovednej osoby zachovávať mlčanlivosť o totožnosti osoby, ktorá podala oznámenie trvá aj po skončení výkonu funkcie zodpovednej osoby, ktorá takéto oznámenie prijala.
- Pri preverovaní oznámenia zodpovedná osoba posudzuje obsah oznámenia bez ohľadu na jeho označenie.
- Ak z obsahu oznámenia vyplýva, že oznámením v zmysle zákona je iba jeho časť, v zmysle tejto smernice zodpovedná osoba preverí len príslušnú časť oznámenia. Časť oznámenia, na ktorú sa nevzťahuje zákon, zodpovedná osoba vybaví v zmysle ostatných príslušných právnych predpisov.
- V prípade, ak z obsahu oznámenia vyplýva, že nejde o oznámenie podľa zákona, a teda na vybavenie oznámenia je príslušný iný orgán, zodpovedná osoba je povinná oznámenie bez zbytočného odkladu postúpiť tomuto vecne príslušnému orgánu. V takomto prípade je zodpovedná osoba povinná o postúpení oznámenia bez zbytočného odkladu informovať osobu, ktorá takéto oznámenie podala.
- Zodpovedná osoba je povinná prijať a preveriť každé oznámenie do 90 dní od jeho prijatia. Uvedenú lehotu je možné predĺžiť o ďalších 30 dní s tým, že predĺženie oznámi zodpovedná osoba oznamovateľovi s uvedením dôvodov predĺženia. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov.
- V prípade, ak na preverenie a meritórne vybavenie oznámenia je nevyhnutnédoplnenie resp. spresnenie údajov uvedených v oznámení, zodpovedná osoba je povinná bez zbytočného odkladu vyzvať osobu, ktorá podala oznámenie, na jeho doplnenie alebo spresnenie s určením lehoty na doplnenie resp. spresnenie údajov. Lehota podľa predchádzajúcej vety tohto bodu smernice nesmie byť kratšia ako 5 pracovných dní.
- V prípade, ak z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou oznámenia, vyplýva totožnosť oznamovateľa oznámenia, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutú osobu neoboznámi. Zodpovedná osoba vyzve dotknutú osobu len na uvedenie, resp. predloženie skutočností nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia.
- Zodpovedná osoba je oprávnená v rozsahu nevyhnutne potrebnom na vybavenie oznámenia písomne vyzvať osobu, ktorá podala oznámenie, zamestnávateľa, ako aj dotknutú osobu, na poskytnutie súčinnosti pri preverovaní oznámenia, to všetko spolu s určením primeranej lehoty na jej poskytnutie súčinnosti. Lehota podľa predchádzajúcej vety tohto bodu smernice nesmie byť kratšia ako 5 pracovných dní.
- Zodpovedná osoba spíše o výsledku preverenia oznámenia písomný záznam (ďalej len ako „záznam“). Obsahom záznamu je uvedenie skutočností, ktoré uvádza oznamovateľ oznámenia. Obsahom záznamu je taktiež vyjadrenie zodpovednej osoby ku každej skutočnosti uvádzanej oznamovateľom, a to jednak z hľadiska preverenia pravdivosti tvrdených skutočností, ako aj z hľadiska posúdenia ich právnej relevancie vo vzťahu k možnému naplneniu prvku protiprávnosti.
- Záznam podľa predchádzajúceho bodu tejto smernice musí obsahovať:
- dátum doručenia oznámenia,
- spôsob, akým bolo oznámenie zodpovednej osobe doručené,
- spisovú značku oznámenia pridelenú zodpovednou osobou,
- označenie dotknutej osoby, proti ktorej oznámenie oznamovateľa smerovalo,
- označenie tvrdených skutočností uvedených osobou, ktorá oznámenie podala,
- vyjadrenie zodpovednej osoby ku každej z tvrdených skutočností uvedených osobou, ktorá oznámenie podala, a to jednak z hľadiska preverenia pravdivosti tvrdených skutočností, ako aj z hľadiska posúdenia ich právnej relevancie vo vzťahu k možnému naplneniu prvku protiprávnosti,
- výsledok preverenia oznámenia, dátum skončenia preverenia oznámenia a podpis zodpovednej osoby.
- Zodpovedná osoba je povinná výsledok preverenia oznámenia vo forme písomného záznamu zaslať osobe, ktorá oznámenie podala, najneskôr do 10 dní od jeho preverenia. Výsledok preverenia oznámenia je zodpovedná osoba povinná zaslať v zmysle vyššie uvedeného na adresu oznamovateľa doporučene s výhradou doručenia „do vlastných rúk“.
- Výsledok preverenia oznámenia, ktoré bolo doručené elektronickou poštou je zodpovedná osoba povinná zaslať elektronicky na adresu oznamovateľa.
- Ak bolo preverenie oznámenia skončené postúpením veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov, zodpovedná osoba si vyžiada výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis a do 10 dní od doručenia tohto výsledku s ním oboznámi aj oznamovateľa.
- Z preverovania oznámenia je vylúčená zodpovedná osoba v prípadoch, ak:
- oznámenie smeruje priamo voči zodpovednej osobe,
- vzhľadom na skutočnosti uvádzané v oznámení alebo okolnosti prípadu možno mať pochybnosť o nezaujatosti zodpovednej osoby k preverovanej veci, k osobe, ktorá oznámenie podala alebo k iným dotknutým osobám, ktorých sa oznámenie tiež priamo či nepriamo dotýka.
- Podanie oznámenia nesmie byť dôvodom na vyvodzovanie dôsledkov, ktoré by osobe podávajúcej oznámenie spôsobili akúkoľvek ujmu.
- Ak sa v prípade preverovania oznámenia preukáže, že došlo k spáchaniu činu, ktorý napĺňa znaky skutkovej podstaty trestného činu, zodpovedná osoba je povinná túto skutočnosť oznámiť orgánom činným v trestnom konaní.
Článok 4
Evidencia oznámení
- Zamestnávateľ je povinný najmenej počas troch rokov odo dňa doručenia oznámenia viesť evidenciu oznámení. Evidencia oznámení musí obsahovať:
- dátum doručenia oznámenia,
- meno, priezvisko a pobyt oznamovateľa,
- predmet oznámenia,
- výsledok preverenia oznámenia,
- dátum skončenia preverenia oznámenia.
- Zamestnávateľ je povinný prijať primerané bezpečnostné a organizačné opatrenia s cieľom zaistiť úroveň bezpečnosti ochrany osobných údajov pri evidencii oznámení.
Článok 5
Spracúvanie a ochrana osobných údajov vedených v evidencii oznámení
- Pre potreby vedenia evidencie oznámení, pre potreby komunikácie s osobou podávajúcou oznámenie, ako aj pre potreby komunikácie s orgánmi činnými v trestnom konaní, resp. správnymi orgánmi, je zamestnávateľ v zastúpení zodpovednou osobou oprávnený spracúvať osobné údaje uvedené v oznámení v rozsahu:
- meno, priezvisko,
- pobyt oznamovateľa.
Vyššie uvedené osobné údaje dotknutej osoby zamestnávateľ spracúva v súlade s Nariadením európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako zákon o ochrane osobných údajov).
- Pri preverovaní oznámenia, najmä pri oboznamovaní dotknutej osoby s obsahom oznámenia, je zodpovedná osoba povinná dbať na ochranu osobných údajov v zmysle uvedeného nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov.
- Zamestnávateľ je povinný poučiť zodpovednú osobu s ohľadom na rozsah práv a povinností, ktoré jej ako oprávnenej osobe vyplývajú zo zákona o ochrane osobných údajov.
Článok 6
Ochrana oznamovateľa závažnej protispoločenskej činnosti
- Oznamovateľ má právo spolu s oznámením závažnej protispoločenskej činnosti, ktorá je trestným činom, podať žiadosť o poskytnutie ochrany. Žiadosť o poskytnutie ochrany sa podáva prokurátorovi písomne alebo ústne do zápisnice. O tomto práve je zodpovedná osoba povinná oznamovateľa informovať.
- V prípade, ak prokurátor poskytne oznamovateľovi ochranu, túto skutočnosť písomne oznámi oznamovateľovi, zamestnávateľovi a Úradu.
- Oznamovateľ má právo spolu s oznámením závažnej protispoločenskej činnosti, ktorá je správnym deliktom, podať žiadosť o poskytnutie ochrany. Žiadosť o poskytnutie ochrany sa podáva správnemu orgánu, ktorý je príslušný na konanie o správnom delikte písomne alebo ústne do zápisnice. O tomto práve je zodpovedná osoba povinná oznamovateľa informovať.
- V prípade, ak orgán príslušný na konanie o správnom delikte poskytne oznamovateľovi ochranu, túto skutočnosť písomne oznámi oznamovateľovi, zamestnávateľovi a Úradu.
- Doručením oznámenia o poskytnutí ochrany zamestnávateľovi sa oznamovateľ stáva chráneným oznamovateľom.
- Zamestnávateľ môže urobiť pracovnoprávny úkon voči chránenému oznamovateľovi len v súlade so zákonom.
- Právny úkon, na ktorý Úrad neudelil súhlas, je neplatný.
- Súhlas Úradu sa nevyžaduje, ak sa pracovnoprávnym úkonom priznáva nárok alebo ak ide o pracovnoprávny úkon súvisiaci so skončením pracovnoprávneho vzťahu, ktorý je dôsledkom právnej skutočnosti nesúvisiacej od posúdenia zamestnávateľa.
- Žiadosť zamestnávateľa o udelenie súhlasu adresovaná Úradu obsahuje:
- označenie zamestnávateľa,
- meno, priezvisko, dátum narodenia a pobyt chráneného oznamovateľa,
- označenie pracovnoprávneho úkonu, na ktorý sa žiada súhlas Úradu,
- odôvodnenie potreby vykonania pracovnoprávneho úkonu.
- Ochrana oznamovateľa zaniká:
- doručením písomného oznámenia chráneného oznamovateľa o vzdaní sa ochrany Úradu,
- skončením alebo zánikom pracovnoprávneho vzťahu chráneného oznamovateľa,
- uplynutím troch rokov od skončenia trestného konania alebo konania o správnom delikte; ochrana však nezaniká, ak sa trestné konanie skončí postúpením veci inému orgánu,
- odsúdením chráneného oznamovateľa za trestný čin krivého obvinenia alebo za trestný čin krivej výpovede a krivej prísahy v súvislosti s podaním kvalifikovaného oznámenia,
- doručením písomného oznámenia orgánu, ktorý poskytol ochranu, zamestnávateľovi, ak sa preukáže, že kvalifikované oznámenie nie je konaním v dobrej viere.
Článok 7
Záverečné ustanovenia
- Táto smernica je zverejnená a dostupná všetkým zamestnancom zamestnávateľa na jednotlivých pracoviskách a na webovom sídle zamestnávateľa www.uluv.sk
- Táto smernica ruší smernicu č. 4/2019/S
- Táto smernica nadobúda platnosť a účinnosť dňom 23.3.2022.